El alma de un Congreso…

Farmacia hospitalaria

Un Congreso Científico es un crisol de historias personales, una amalgama de percepciones y sentimientos, y por muchas métricas que se quieran usar, el éxito o el fracaso de un Congreso no viene determinado por las mismas, sino por el poso y el regusto que haya sido capaz de dejar en el conjunto de sus congresistas, medido además en dos tiempos diferentes, justo al día siguiente de acabar el Congreso, y al cabo de meses o años.

Haz la prueba, piensa ahora en un Congreso determinado, piensa cuanto tiempo ha pasado y piensa que recuerdas de él, pero sobre todo, observa que sentimientos te trae ese recuerdo, ¿te trae una sonrisa, o acaso indiferencia?, ¿eres capaz de recordar detalles concretos o simplemente sabes que estuviste allí sin más?. No te preocupes si no recuerdas nada, es lo más frecuente, sobre todo cuanto más tiempo ha transcurrido desde el mismo. También es muy probable que solo recuerdes cosas muy puntuales, un homenaje, una música, una imagen, una comida, una vivencia.

Es sabido que los recuerdos se afianzan cuando van asociados a una emoción, y si un Congreso no consigue emocionar, difícilmente logrará ser recordado.

En definitiva el éxito o fracaso de un Congreso viene medido por la “Experiencia de Congreso” de todos los que en él participan, por lo que cuidar de ésta “Experiencia de Congreso” no solo es importante, es la línea estratégica fundamental a tener en cuenta en el desarrollo y puesta en marcha de un Congreso, y así lo concebimos en el 60 Congreso SEFH.

Esta “Experiencia de Congreso” es de naturaleza holística, es decir, viene determinada por el conjunto completo de factores tanto científicos como organizativos asociados al Congreso, que interaccionan con el congresista, ya sea forma previa, durante o con posterioridad a la finalización del mismo. Influyen las expectativas que se generan, influye la información disponible, influye el trato recibido, influyen los “detalles” recibidos, influyen las emociones sentidas, y por supuesto influyen los contenidos científicos recibidos, pero más importante aún, influye cómo se reciben esos contenidos científicos.

Así, para el 60 Congreso SEFH, la “Experiencia de Congreso” es un tamiz por el que se hace pasar cualquier decisión. Si aporta comodidad o valor de cualquier forma que mejore la “Experiencia de Congreso”, adelante, que no, que la dificulta o disminuye, directamente se desestima la opción o idea de la que se trate. Así han caído sitios para actos e ideas muy llamativas, pero también se trabaja en pos de conseguir llevar a la práctica aquellas que sí aportan valor a la experiencia.

Temperatura adecuada, disponibilidad de agua y café permanente, música ambiental, cartelería adecuada para localizar salas y eventos, zona de visionado de ponencias del congreso que ya han tenido lugar, área de descanso, cargadores de móviles, wifi vitaminado en todo el Palacio de Congresos, espacio para moverse con facilidad, flujos de trabajo y personas revisados para evitar colas, hoteles agrupados en dos únicas zonas para disminuir rutas de autobuses, actos sociales dentro de Valencia capital y con acceso sencillo a transporte público, son solo algunos de los elementos puramente estructurales tenidos en cuenta. Un incremento considerable en la oferta científica, incorporando elementos de participación y competición entre la oferta disponible, son los elementos principales considerados desde la vertiente científica. Y hacer de la emoción, el reconocimiento y el orgullo profesional una hilo conductor en la ejecución de todo el Congreso, es el catalizador de la sinergia, el inicio a partir de donde surge la magia, de donde surge el alma del 60 Congreso SEFH.

Pero esta “Experiencia de Congreso” es frágil. Una azafata maleducada, un camarero con un mal día, una red informática que cae, un ponente que no asume adonde viene y suelta su “rollo” sin más, bajas de última hora, un audiovisual que se estropea, meteorología adversa, un cocinero despistado con la sal o el tiempo de cocción, etc, etc, etc. Hay tantas posibilidades de que algo salga mal como elementos que interactúan con un congresista, por lo que asumámoslo, habrá cosas que no saldrán como se han pensado y diseñado. Y mantener a pesar de todo la “Experiencia de Congreso” en el nivel que queremos va a requerir de toda nuestra buena voluntad, de todo nuestro buen hacer, y sobre todo, de que haya tantos elementos pensados y concebidos para sumar que podamos hacer frente a una “estadística” adversa y caprichosa.

Pero que nadie crea que el 60 Congreso SEFH va a ser solo “Experiencia de Congreso”. Como el principal evento anual que es de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria, tampoco es ajeno a otros objetivos que subyacen en sus otras tres líneas estratégicas.

Es el elemento de financiación más importante de la Sociedad para el mantenimiento de su estructura y de sus actividades de formación e investigación. Por la tanto la viabilidad económica del mismo, con un objetivo de beneficios no inferior a los Congresos anteriores se convierte en otra de sus líneas estratégicas.

Esta viabilidad económica se puede pelear desde dos vertientes diferentes, la de los patrocinios y la de las inscripciones.

La vertiente de los patrocinios requiere de la adaptación del Congreso a la nueva realidad de su entorno. Cuando una empresa colabora con un congreso busca obtener el mayor retorno posible de su inversión, o enfocado de otra forma, busca que dicha inversión tenga la mayor rentabilidad posible entendida como satisfacción de su público objetivo, es decir, de los congresistas, siempre dentro de las limitaciones que el actual sistema de transparencia de la Industria Farmacéutica permite. Por otro lado, si un patrocinador cree que ha malgastado la inversión realizada en el Congreso, o el trato recibido no es el que considera adecuado, va a ser difícil que en la siguiente edición vuelva a invertir. Así pues, el 60 Congreso SEFH también tiene responsabilidad sobre el futuro de próximos congresos, y debe cuidar este futuro. Las patrocinadores son colaboradores fundamentales en el 60 Congreso SEFH, y la política siempre es buscar el ganar-ganar, entender sus necesidades y buscar fórmulas de mejorar la “Experiencia de Congreso” global, respetando y cumpliendo siempre con los compromisos adquiridos, aunque en determinados momentos pueda suponer una pérdida económica para el Congreso.

Por otro lado, la vertiente de las inscripciones busca aumentar el número de congresistas. Hay que tener en cuenta que existe un techo máximo, y es que la actividad asistencial de nuestra profesión continúa a pesar del Congreso, por lo que el número máximo de farmacéuticos de hospital asistentes tiene un techo, al menos a nivel nacional. Pero a pesar de este techo, números como cien o doscientas inscripciones más serían asumibles por el sistema y generarían incrementos en los ingresos que permitirían asumir medidas encaminadas a hacer más atractivo el Congreso, y por tanto facilitar este incremento de asistencia. Y aunque al final el 60 Congreso SEFH no se ha abierto a intentar traer profesionales farmacéuticos de hospital europeos, no tengo la mínimo duda de que es su salida natural y una línea de actuación a explorar por futuros congresos.

Muy relacionada con hacer un congreso atractivo que atraiga más asistentes y patrocinios, está la línea estratégica de la “Visibilidad mediática del 60 Congreso SEFH”, y por ende, como único objetivo final de la misma, de la “Visibilidad mediática de la SEFH”. Un programa de radio a nivel nacional emitido desde el Palacio de Congresos en paralelo a nuestra propia actividad, un plan estratégico de comunicación en medios digitales y en redes sociales, junto con elementos “palanca” de esta comunicación, pretenden dar una visibilidad sin precedentes a nivel general de la Farmacia de Hospital, de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria y de su Congreso.

Finalmente, la cuarta línea estratégica, la basada en su programa científico dirigido en función del día al Sistema Nacional de Salud y a otros profesionales, a los propios farmacéuticos de hospital, y a los pacientes, auténticos destinatarios de nuestra actividad profesional, busca y encuentra las sinergias con la “Experiencia de Congreso”, la “Viabilidad económica” y la “Visibilidad Mediática” a través de sus temáticas, de sus ponentes, de la colaboración de los Grupos de Trabajo de la SEFH, y de la creación de la nueva Matriz de Actos Científicos, Talleres Competenciales y Tecnológicos que se desarrollará el miércoles y el jueves tarde.

Hay muchas sorpresas y detalles omitidos. Si buscamos emocionar no puede ser de otra manera. Y como lo que buscamos es emocionar, nunca será la mismo que te lo cuenten a que lo vivas en primera persona. Ven a Valencia, ven al 60 Congreso de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria, e impregna con tu alma el alma del Congreso.

Javier


Javier García Pellicer

Javier García Pellicer

Farmacéutico de Hospital. Tesorero de la SEFH (www.sefh.es). Creo en las personas y en el poder de las sinergias. - Gestionar no es cuestión de números, sino de valores. Twitter: @_javiergp  La Eliana ( Valencia - Spain )

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